【工場作業員のつぶやき】社内発表用の資料作りをした時のこと

「私は基本的に現場作業者ですが、中堅社員という立場もあって最近は色々なことをやらされたりしています(-_-)」

「その中の一つとして仕事に関する資料作り&発表を通常業務をこなす傍かたわら、半年ほどかけて勉強させられました」

「私と同じように職場で資料作りの機会がある人の参考になれば嬉しいです」

「研修には実技系（溶接やリフト作業など）のものもありますが、今回私が受けたのは『チームにおけるリーダーシップや部下の育成、課題の発見・解決能力』などを育成する所謂いわゆるリーダー研修と呼ばれるものです」

「私のように出世や昇進に関心のない人にとっては必ずしも役に立つ内容ではないので正直気は乗らなかったのですが、私の職場では基本的に誰でも遅かれ早かれ受けることになっているので、大人しく研修を受けてきました」

「そこで『面倒だから嫌です(-_-)』と断れないのが宮仕えの悲しい所です」

「今回私が経験したのは会社内で使用する資料作りに関することが大部分です」

「一般的に“社内の人間に向けた資料”と“社外の人間に向けた資料”では目的や重要視される部分が変わってきます」

「社内で使う資料は職場の状況や仕事に関する知識を説明する側もされる側も共有している前提で進められることが多いので、その部分は省略されることが多いし、社内で定められた形式に則のっとった資料作りになると思います」

「逆に社外の人に説明するための資料では自分の職場では当たり前とされていることや前提となる知識を説明したり資料に記載しないと認識に齟齬そごが出たりするし、わかりやすくするために資料のレイアウトも大きく変更する場合があります」

「なのでどのような資料を作るにしても、自分が作る資料を見るor説明する人がどのような立ち位置にいる人なのかを意識することは大事だなと思います」

「順を追って解説していきます」

「社内で使用する資料ならば定められた形式や書類の雛型が基本的にはあるはずなので、まずはそれをしっかり確認して、それに沿って資料作りを始めます」

「全くのゼロから自分一人で資料を作れと言われるようなことは（おそらく）ないし、逆に言えばそのテンプレートを大きく逸脱いつだつするようなものは認められないと思います(-_-)」

「他の人が作った資料を丸パクリしたりテンプレート過ぎて工夫のない資料は論外ですが、取っ掛りがないと暗中模索になり余計な時間がかかるので、自分のテーマに近い資料や上手だなと感じた先人の資料はお手本にしても良いと思います」

「作り慣れた資料なら一人で完結しても良いと思いますが、慣れない内は他人の意見を聞いた方が資料作りの方向性がわかりやすくなります」

「全ての意見を聞き入れる必要はないし自分の意見はしっかり持っておいて良いですが、初めの内はあまり先入観を持たずに色々な人の話を聴く姿勢は大事だと思います」

「社内資料の発表経験が豊富な人（上司や先輩など）の方が適切な言い回しやわかりやすい説明の仕方を知っていたりするので、ある程度資料が出来てきたらそれを見せながらどんどん意見を聴いてみて、役に立ちそうだと思った部分は取り入れると良いです」

「色々な意見を聴いてみると人によって何を重要視しているのか、どこにこだわりを持っているのかが何となく見えてくるので、資料の作成だけでなく説明の仕方についても何となく方向性が見えてきます」

「私は研修期間中、通常作業の傍ら何とか時間を捻出ねんしゅつして資料作りを進めました」

「もちろん同じ職場の人のサポートもあったので自分一人だけの頑張りではありませんが、使える時間は限られているので後々のことを考えると出来るだけ早く資料の作成には手をつけた方が良いです」

「そのためには段取りが重要になってきますが、一から順番に作ったり、最初から完璧を意識して細部まで作り込もうとすると余計な時間がかかって結果的に締め切りギリギリまで資料作りをするハメになったりします」

「資料作りで大切なのは多少粗くても全体が完成していることです」

「まず資料の全体像をイメージして、調査に時間がかかる部分や自分が苦手そうな部分を吟味してから手をつける優先順位を決めます」

「そこから資料の内容を小分けに作成していき、全体像に合わせながら集めて細かい部分の修正をして、全体の調整を行う方が結果的に上手くいくと思います」

「個人的には25分の作業と5分の休憩を繰り返す時間管理術『ポモドーロ・テクニック』を使うのがオススメです」

「私の場合は10～15分作業したら5分程度休憩を取って進めていました」

「資料の紙面は限られているので出来るだけスペースを有効に使う必要があります」

「ここで言う必要のない部分というのは『無くても意味が通じるならその部分は無くす』ぐらいの感じだと思ってください」

「文章を入れるなら『短くor単語で表記』、図形やグラフを入れるなら『→を▶で表記』『必要なデータに絞って表示』などのコンパクトにするという意識が大事です」

「資料は自分だけでなく他の人にも見てもらうものなので、見る人の負荷や手間は出来るだけ無くすことを意識して作ります」

「細かい部分は自分が喋る時に付け足したり、補足の資料として別で作っておけば良いと思います」

「資料作りに使用したデータはどこから持ってきたのか、それが正当なものかどうかを証明するのは地味ですが重要な部分になります」

「資料の解説をする時にそういったデータの出典や引用を長々と説明する必要はありませんが、人によっては使用したデータについて質問をしてくる場合があるので、『自分が何を根拠にこの資料を作ったのか』はきちんと答えられるようにした方が良いです」

「なので資料を作成するために用意した調査記録などの一次情報や参照したデータはきちんと保管しておいて、すぐに取り出せるようにしておきます」

「資料に使う文字フォントは資料の用途によって変わってきますが、一般的な社内文書なら基本的にはゴシック体か明朝体のどちらかで事足ります」

「ゴシック体と明朝体にはそれぞれ特徴があり、『ゴシック体は縦と横の線の太さが均一なので安定感があり、遠くからでも見えやすい』、『明朝体は縦に比べて横の線が細く、うろこ（文字の端にある三角形の山）などの装飾が付いていて文字にリズムがある』などの違いがあります」

「私は『ゴシック体は視認性が高いので見出しや強調向き』『明朝体は可読性が高いので長い文章向き』とざっくり覚えています(-_-)」

「今回私が作ったのは自分で説明する資料なので、資料内の文字フォントは全てゴシック体にしました」

「一つの資料で使う文字フォントは統一した方がまとまりが出るので、どの文字フォントを使うかは最初の内に決めておいた方が後々修正する手間がなくて済みます」

「文字の大きさも小さ過ぎると視認性が悪いので、ページのバランスを見てある程度大きくした方が良いです」

「資料内の文章で強調したい部分は『太字にする』『サイズを大きくする』『色付けする』などの方法がありますが、強調されている部分が多すぎるとごちゃごちゃした印象になるので本当に強調したい部分にだけ絞る意識も大事です」

「資料に載せる文章は単語や体言止めにした方がスッキリします（説明する時は『です・ます調』にすれば基本的には違和感は出ません）」

「ただし文章を短くするために漢字を多くしたり専門用語を多用するとわかりづらくなるので、読みやすさ・わかりやすさを意識するならあえて平仮名にしたり簡単な言い回しにするといった工夫が必要になります」

「プレゼンテーション用の資料では、使用する色の種類は基本的に『背景色＋3色』までとされているそうです」

「背景色（文字や図のない部分）は無地の白か薄いグレーにしておくのが無難で、そこに『ベースカラー（通常の文字色）』と『メインカラー（見出しや少し強調したい時に使う色）』と『アクセントカラー（特に強調したい部分の色）』を使い分けて作成すると良いそうです」

「デザインに関する書籍にはカラー選びには色相環と補色を参考に考えると良いと書いていますが、社内文書なら黒文字を基本に見慣れている赤・青・黄色で差別化するぐらいで十分だと個人的には思います(-_-)」

「資料は目で読むだけでなく、声に出して内容の確認を行なうのがオススメです」

「目に入る情報と耳から入る情報の違いで気づくことは意外とあるし、口で説明する資料ならば『何分以内に説明するためにはどれくらいの速度で喋る必要があるか？』や『この言い回しだと自分は喋りにくいから表現を変える』などの具体的な目安を掴みやすくなります」

「私の場合は資料の全体像が出来てから毎日１回は初めから通しで資料の内容を喋る、という練習を自宅で3～4週間は続けました(-_-)」

「結局のところ発表は数をこなさないと上達しないので、聴いてくれる人がいれば意見を聞きながら練習に付き合ってもらえば良いし、自分一人でも壁や鏡を見ながらしゃべり続けていれば確実に上達します」

「資料作りで内容の精度をあげるためには時間を空けて見直すという工程が有効です」

「一度に長時間かけて資料作りに没頭しているとどうしても集中力が落ちて細部まで気が回らなかったり、間違いを見逃したりしてしまいがちです」

「時間を空けることで集中力はある程度回復するし、何もしていなくても人の頭の中では無意識の内に情報の整理と熟成が進むので、時間を上手く使うことで資料作りは捗はかどります」

「資料の見直しは1日程度時間を空けてから行うと効果的です」

「資料を映す媒体が変わると見え方にも違いが出てくるので、色々な角度から自分が作った資料を見直すことも大事だと思います（例：小さな画面、大きな画面、紙に印刷したものなど）」

「時間もあるし、これをブログ記事にしてみるか(-_-)」